Dalam kehidupan sehari-hari mungkin anda tak bisa terlepas dari surat. Dimana surat tersebut juga sudah anda kenal sejak kecil bahkan juga dipelajari dibangku sekolah. Di zaman modern seperti sekarang ini, keberadaan surat memang semakin modern demgan adanya surat elektronik. Surat elektronik tersebut bisa dikirim secara lebih mudah dan cepat ke berbagai penjuru dunia.. Meskipun kini sudah banyak masyarakat yang beralih ke surat elektronik, tetapi keberadaan surat biasa masih terus dipergunakan. Dibalik kepopuleran surat hingga saat ini ternyata terdapat sejarah maupun jenis-jenis surat juga masih yang mungkin belum banyak diketahui oleh masyarakat awam. Untuk itulah dalam artikel ini akan dijelaskan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan surat termasuk jenis-jenis dari surat tersebut.
Mengenali Sejarah Surat
Sejak dahulu sebelum teknologi berkembang seperti sekarang ini, surat menjadi salah satu alat kmunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara tertulis. Di Indonesia, jenis-jenis surat sangat beragam dan juga dipakai oleh berbagai instansi maupun perusahaan untuk menjalin relasi dengan sesama instansi maupun perusahaan. Bahkan dengan adanya surat tersebut sebuah jalinan relasi menjadi terasa lebih formal dan resmi. Perlu anda ketahui bahwa di Indonesia, surat sudah berkembang sejak zaman Majapahit. Dimana kala itu surat masih ditulis menggunakan bahasa Palawa atau yang saat ini lebih dikenal dengan aksara Jawa.
Bila sekarang ini surat ditulis di media kertas menggunakan tinta, dahulu surat ditulis menggunakan media batu, kertas dari bambu yang sangat tipis atau daun lontar serta kau. Dengan datangnya Belanda ke Indonesia ternyata membawa pengaruh yang sangat besar terhadap perkembangan dunia surat menyurat. Hal tersebut bisa dibuktikan dengan kedatangan Cornelis De Houtman tahun 1596 yang membawa surat-surat untuk ditujukan pada Raja-Raja di Jakarta maupun Banten.
Dahulu pengiriman surat juga masih menggunakan kapal Belanda yang kala itu berlayar dari pulau ke pulau. Namun akhirnya munculah kantor pos yang pertama kali di Indonesia yaitu pada tanggal 26 Agustus 1746. Pada saat itu kantor pos pertama resmi di didirikan di Jakarta oleh Gubernur G.W Baron Van Inhoff. Tujuan utama pendirian kantor pos tersebut yaitu untuk menampung surat yang akan dikirimkan ke luar pulau Jawa. Setelah Indonesia merdeka, maka terjadi pengalihan jawatan Pos telegraf serta telepon dari tangan Jepang. Sejak saat itulah mulai banyak terjadi perombakan sistem pos dan perluasan jangkauan pengiriman surat termasuk wilayah yang memang sulit dijangkau. Hingga saat ini layanan kantor pos terus mengalami perluasan tetap dibutuhkan oleh masyarakat di seluruh Indonesia dan jenis-jenis surat semakin beragam.
Manfaat Surat Bagi Kehidupan Masyarakat
Sesudah anda mengetahui sejarah surat, selanjutnya anda juga perlu mengetahui bahwa ternyata surat juga memiliki beberapa manfaat penting. Pastinya manfaat surat tersebut tidak hanya sekedar untuk media komunikasi saja namun masih banyak manfaat lainnya. Manfat surat juga disesuaikan dengan jenis-jenis surat yang memang cukup beragam. Untuk menambah wawasan anda seputar surat maka berikut ini akan dijelaskan manfaat surat bagi kehidupan sehari-hari yang perlu anda ketahui.
- Sebagai Alat Komunikasi
Sudah bukan menjadi rahasia lagi bila surat merupakan alat komunikasi bagi masyarakat. Melalui surat anda bisa memperoleh berbagai berita maupun informasi penting dari seseorang yang keberadaanya jauh dari anda. Cukup dengan menuliskan surat lalu mengirimknnya melalui pos maka surat tersebut akan sampai pada alamat yang dituju. - Sebagai Alat Bukti
Manfaat surat berikutnya yaitu sebagai alat bukti. Dalam hal ini surat bisa sebagai barang bukti yang memiliki kekuatan hukum sebab surat mempunyai bentuk fisik ang konkret dan informasinya valid dengan adanya tanda tangan. Hal inilah yang menjadikan surat menjadi barang bukti yang ampuh terutama dalam masalah hukum. - Sebagai Wakil
Bila anda diharuskan datang dalam sebuah acara tetapi anda berhalangan hadir karena ada kegiatan lain yang tak bisa ditinggalkan maka anda bisa memakai surat. Dalam hal ini manfaat surat adalah sebagai wakil kedatangan anda berupa izin atau surat kuasa untuk diwakilkan ke orang yang anda percaya. - Alat Pengambil Keputusan
Dalam kegiatan dinas atau surat resmi maka surat sering dijadikan sebagai penentu terjadinya sebuah keputusan. Sebab surat yang ditulis oleh seorang atasan akan menjadi sebuah keputusan berjalan maupun tidaknya sebuah kegiatan. - Sebagai Bukti Sejarah
Sudah disampaikan sebelumnya bahwa surat mempunyai bentuk fisik yang konkret dan penyampaian informasi yang bersifat valid. Hal tersebut ternyata bisa menjadi bukti sejarah maupun kegiatan yang bisa disimpan untuk jangka waktu yang lama.
Jenis-Jenis Surat Sesuai dengan Wujud Surat
Berdasarkan wujudnya, jenis-jenis surat terbagi menjadi beberapa diantaranya sebagai berikut:
- Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang dibuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Biasanya kartu pos ini memiliki desain yang tebal sehingga akan membantu seperti kartu. Biasana fungsi surat ini digunakan untuk menyampaikan kabar yang singkat. Meskipun singkat kabar yang disampaikan tersebut bisa diketahui oleh yang berhak membaca surat tersebut sesuai yang tertera dalam surat tersebut. Kartu pos dahulu bisa ditemukan secara mudah di kantor pos namun kini keberadannya sudah semakin langka. - Warkat Pos
Jenis surat yang berikutnya yaitu Warkat pos yang tak lain adalah surat tertutup yang memang dibuat dari selembar kertas. Surat seperi ini boleh dibentuk menjadi amplop sehingga surat ini biasanya juga bisa sekaligus menjadi amplop. Warkat pos memiliki fungsi untuk menyampaikan berita yang lumayan banyak di dalam satu lembar kertas. Dahulu lembaran warkat pos ini bisa anda beli di kantos pos. - Telegram
Jenis surat berikutnya yaitu telegram yang merupakan jenis surat yang berisi pesan yang cukup pendek dan dikirim melalui pesawat telegram. Surat telegram ini akan tiba ke destinasi dalam kurun waktu yang singkat. - Surat Bersampul
Jenis surat sesuai bentuk yang berikutnya yaitu surat bersampul. Dimana surat bersampul merupakan surat yang dikirimkan untuk seseorang dengan memakai sampul surat. Biasanya surat jenis ini sering digunakan saat berkomunikasi. Kelebihan surat bersampul dibandingkan jenis surat lainnya yaitu lebih terpelihara kerahasiaan isinya. Selain itu pengirim surat ini bisa lebih bebas saat menulis isi surat serta lebih sopan terhadap surat menyurat.
Jenis Surat Sesuai Pembuatan Surat
Sesuai dengan pembuatan surat, jenis-jenis surat terbagi lagi menjadi beberapa jenis diantaranya yaitu :
- Surat Pribadi
Dimana jenis surat ini memang dibuat atas nama pribadi oleh seseorang yang juga mengandung permalsahan indivisu penulis. Biasanya surat ini dikirimkan untuk keluarga, teman maupun instansi khusus. Contoh dri surat pribadi ini yaitu surat pengalaman kerja serta surat permohonan izin bangunan. - Surat Resmi
Jenis surat yang berikutnya yaitu surat resmi yang merupakan surat yang dicetak oleh sebuah organisasi tertenu. Biasanya surat resmi ini ditujukan untuk pribadi maupun lembaga tertentu. Sebuah instansi memang berdiri dan disahkan secara hukum sehingga surat yang dikeluarkan oleh instansi tersebut bersifat resmi contohnya surat niaga, surat dinas serta surat sosial.
Jenis Surat Sesuai Amanat Surat
Sesuai dengan amanat surat, jenis-jenis surat bila disesuaikan dengan amanat surat tersebut yaitu :
- Surat Keluarga
Surat keluarga adalah sebuah surat yang berisikan masalah kekerabatan misalnya saja surat keluarga untuk orangtua, teman dan adik. - Surat Semi Resmi
Jenis surat semi resmi merupakan surat yang dikirimkan oleh seseorang untuk lembaga khusus. Untuk jenis surat ini contohnya surat permohonan IMB, surat pengalaman kerja dan surat permohonan cuti. - Surat Sosial
Surat sosial merupakan surat yang dibuat oleh forum sosial pada seseorang, dewan tertentu maupun majlis yang biasanya berisikan berbagai persoala sosial. Contoh surat surat permintaan sumbangan serta surat edaran untuk kerja bakti. - Suarat Niaga
Surat niaga merupakan surat yang dikirimkan oleh sebuah perusahaan perniagaan untuk amanat berdagang. Contoh surat ini adalah surat lelang barang dan surat negosiasi harga. - Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat yang berisi masalah kedinasan dari organisasi. Surat ini dapat diperuntukkan pada lembaga lain, instititusi maupun perorangan. Contoh surat dinas ini yaitu surat perintah. - Surat Pengantar
Surat pengantar merupakan surat yang diperuntukkan bagi perorangan maupun institusi untuk referensi seseorang yang berkaitan bersama kelompok penyambut surat.
Jenis Surat Sesuai Keamanan Memo Surat
Sesuai dengan keamanan memo surat maka jenis surat dibagi menjadi beberapa jenis diantaranya:
- Surat Sangat Tertutup
Jenis-jenis surat ini mengandung memo salinan yang serius da n berhubungan dengan keamanan sebuah lembaga. Surat sangat tertutup ditulis dengan memanfaatkan tiga jenis kemasan. Biasanya pada sampul pertama dibuat huruf SR yang merupakan singkatan dari Sangat Rahasia. Sedangkan untuk sampul kedua surat ini bertanda SRS yang berarti singkatan Sangat Rahasia Sekali selain terdapat stempel yang menandakan kelengkapan amanat surat. Selain itu bungkusan terakhir dibuat biasa biar tidak menimbulkan praduga pihak lainnya. Untuk surat jenis ini misalnya surat dari perwakilan luar negeri, surat dokumen kemiliteran dan surat kepada negara-negara tetangga. - Surat Rahasia
Jenis surat yang satu ini memuat arsip yang kecil-kecil yang berisi hanya layak dilihat oleh beberapa penjabat khusus atau pihak yang berkuasa di sebuah lembaga. Biasanya pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Untuk sampul pertama dibubuhi dengan singkatan rahasia atau rahasia sekali serta disegel. Sedangkan untuk sampul kedua tidak memakai kode apapun. Untuk contoh surat jenis ini yaitu surat perihal konduite pejabat serta surat dokumen sebuah instansi. - Surat Konfidensial
Jenis surat berikutnya yaitu surat yang hanya pantas dibaca oleh sejumlah pembesar tertentu. Sebab pesan dalam surat ini membutuhkan respon diplomasi dari sejumlah pegawai tersebut. Contoh surat konfidensial ini yaitu surat usulan peningkatan seseorang dan surat hasil diskusi pimpinan. - Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang berisi sanggup diketahui oleh oranglain tanpa menimbulkan akibat bagi kelompok manapun. Contoh surat biasa yaitu surat edaran serta surat undangan.
Jenis-jenis Surat Berdasarkan Arti Umum
Berdasarkan jenis-jenis surat sesuai dengan arti umum maka jenis surat dibedakan menjadi beberapa yaitu :
- SuratTerbuka
Jenis surat yang satu ini adalah surat yang dikirim oleh kubu lain bag kadang disebarkan pada sarana umum atau disalurkan secara umum. - Surat tertutup
Untuk surat tertutup ini adalah surat yang aturan transfernya dilapisi amplop karena pesannya berisi hal yang mungkin dirasa kurang pantas diketahui oleh oranglain. - Surat Kaleng
Surat kaleng merupakan surat yang pengirimannya tidak menuliskan nama maupun alamat penulis atau pengirim dengan jelas. Sebab penulis tidak mengambil risiko berkaitan dengan isi surat. Tetapi untuk sejumlah perkara perlu disimka oleh penyambut surat amanat di surat tersebut.
Jenis Surat Berdasarkan Penyelesaian Surat
- Surat Kilat
Surat kilat merupakan surat yang berisi pesan yang harus disampaikan pada penrima surat dengan jangka waktu yang secepat mungkin. Tanggapan surat tersebut diharapkan dari surat tersebut harus dilakukan dengan cepat. - Surat Segera
Jenis surat ini merupakan jenis surat yang pesannya bersifat segera untuk segera disampaikan pada penerima surat. Namun tak harus dikerjakan maupun ditanggapi dengan cepat seperti halnya surat kilat. - Surat Biasa
Untuk jenis surat ini baik pembuatan maupun pengirimannya tidak perlu diprioritaskan seperti kedua jenis surat yang sudah dijelaskan di atas.
Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
- Pengumuman
Surat jenis ini merupakan surat yang ditujukan pada beberapa orang pihak lain maupun instansi yang namanya teralu banyak bila disebutkan satu persatu. Biasanya pengumuman ini bisa dipakai dalam ruang lingkup terbatas atau lebih luas. Misalnya saja surat pengumuman hasil tes serta pengumuman penerimaan pegawai. - Surat Edaran
Sedangkan untuk surat edaran merupakan surat yang dikirimkan pada beberapa orang baik di dalam ataupun di luar kantor yang bersangkutan. Terkadang surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui para pejabat tertentu. Terdapat pula surat edaran yang bisa disebarkan pada ruang lingkup yang lebih luas. - Surat Biasa
Jenis-jenis surat yang satu ini merupakan surat yang khusus dikirimkan pada seseorang yang namanya sudah tertera pada alamat surat serta hanya diketahui oleh penerima surat tersebut.
Jenis- Jenis Surat Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
- Memo atau Memorandum
Merupakan jenis surat yang dibuat oleh atasan untuk diberikan pada bawahan maupun pejabat yang setingkat dengan pejabat yang membuat memo tersebut. Memo ini hanya berisi catatan singkat mengenai pkok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan. - Nota
Jenis surat yang berikutnya yaitu nota yang merupakan surat dari atasan untuk bawahan maupun sebaliknya di dalam sebuah kantor yang berisi permintaan data atau informasi. - Surat Biasa
Surat biasa merupakan surat yang dikirimkan pada oranglain baik yang berada di dalam ataupun di luar instansi yang masih bersangkutan.
Cara Memulai Menulis Surat Bagi Pemula
Setelah anda memahami sekilas tentang surat maupun jenis-jenis surat, selanjutnya mungkin anda merasa penasaran ingin belajar menulis surat-surat tersebut. Dalam menulis surat sebaiknay ketahui terlebih dahulu jenis surat yang akan anda buat, isi surat, pemilihan kata-kata serta penerima surat tersebut. Dengan menulis surat secara baik dan benar maka pesan dalam surat tersebut akan tersampaikan dengan baik pada penerimanya.
- Mengetahui Siapa Penerima Surat Tersebut
Saat anda akan membuat surat maka sebaiknya ketahui siapa yang akan menerima surat tersebut. Dengan demikian anda bisa lebih mudah dalam membuat sapaan dan memilih kata-kata yang tepat. Bila anda menulis surat lamaran kerja maka silakan mencari tahu penerima surat lamaran kerja tersebut. Dengan begitu anda bisa semakin mudah dalam menentukan siapa yang akan menerima surat lamaran kerja tersebut. Hindari menggunakan kata-kata kepada yang terhormat Bapak atau Ibu karena sapaan tersebut akan membuat pembaca kurang terkesan. - Jangan Takut Bila Tidak Mengetahui Nama Penerima Surat
Informasi mengenai penerima surat untuk sebuah perusahaan biasanya akan sengaja disembunyikan. Untuk itulah anda bisa menggunakan sapaan “Kepada yang Berkepentingan “ yang akan bisa diterima oleh pihak penerima surat. Biasanya hal ini akan sangat membantu untuk anda yang ingin menulis surat formal namun belum mengetahui siapa penerima yang akan dituju dalam perusahaan tersebut. - Memulai Surat dengan Sapaan yang Tepat
Bila anda sudah mengetahui nama penerima surat tersebut maka silakan tulis “ Yang Terhormat dilanjutkan dengan nama orang”. Bila anda mengirimkan surat pada pejabat pemerintahan, tokoh akademis maupun lainnya maka sebaiknya silakan gunakan bentuk sapaan khusus sesuai jabatan mereka. Misalnya saja jika anda menulis “Yang terhormat “ dan memiliki nama sapaan maka silakan tulis nama penerima surat tersebut. Sedangkan bil surat tersebut untuk seseorang yang memiliki jabatan maka silakan tulis sapaan “Yang Terhormat diikuti dengan jabatan”. - Mengecek Ulang Ejaan Nama Penerima Surat
Silakan meneliti tidak hanya nama dan gelar pekerjaan saja namun juga nama-nama umum yang bisa saja anda salah tuliskan akibat kurang teliti dan lalai. Jangan sampai anda salah menuliskan nama orang lain penerima surat tersebut karena bisa berdampak buruk buruk pada reputasi anda. Selain itu berhati-hatilah menuliskan jabatan pekerjaan karena bisa menyinggung si penerima surat tersebut. Untuk itulah sebelum anda menulis nama penerima surat sebaiknya silakan mengecek kebenaran nama dan gelar penerima surat tersebut. - Memulai Kalimat Pertama yang Menarik
Perlu anda ketahui bahwa dalam menyusun surat terutama surat lamaran pekerjaan sebaiknya silakan perhatikan kalimat pertama setiap surat untuk menangkap perhatian penerima surat. Selain itu, kalimat pertama juga penentu nada secara keseluruhan surat tersebut. Pikirkanlah bahwa menulis surat seperti sedang memancing dan kalimat pertama dalam surat merupakan umpannya. Dengan demikian anda ingin menarik minat pembaca lalu menangkapnya dan menghubungkan dengan kalimat pertama. Misalnya saja ketika anda ingin membuat sebuah surat lamaran kerja maka pastikan surat tersebut menggunakan bahasa yang menarik dan unik dibanding surat-surat lamaran kerja pada umumnya. Dalam hal ini anda bisa menekankan pada prestasi yang anda miliki lalu sampaikan kelebihannya sehingga membuat penerima surat merasa semakin tertarik. Hindarilah memakai kalimat yang terlalu umum atau aneh saat menulis surat bisnis. Karena nantinya surat yang anda ajukan dengan pelamar lainnya maka anda harus membuat surat dengan kalimat yang unik dan berbeda. Upayakan memakai bahasa yang resmi dan formal untuk surat resmi supaya surat anda berkesan bagi pembaca.
Demikianlah penjelasan mengenai jenis-jenis surat yang bisa menambah wawasan anda mengenai surat. Melalui penjelasan di atas kini anda bisa mengetahui bahwa keberadaan surat memiliki sejarah tersendiri hingga akhirnya munculah berbagai jenis surat seperti yang kita ketahui selama ini. Masing-masing jenis surat tersebut membuat fungsi tersendiri dan memberikan kemudahan dalam penyampaian pesan dan berita. Saat ini pembuatan surat semakin mudah dengan adanya aplikasi pendukung untuk lamaran kerja. Bahkan kini telah hadir pula cara membuat daftar isi otomatis yang memudahkan anda dalam penulisan surat maupun karya ilmiah lainnya.